Q. 不採用者の履歴書等は、会社に保管し続けてもよいのでしょうか？

A. 本人の同意がなければ、削除または廃棄しなければなりません。

採用活動時の個人情報
処理については同意が必要

採用活動では、履歴書、身分証明書、学歴、職歴、連絡先など、多くの個人情報を取得します。2026年1月1日に個人データ保護法（91/2025/QH15）が施行され、このような取り扱いには注意が必要となりました。

同法では、企業は、採用目的に必要な情報のみの提供を求めること、提供された情報を採用目的または本人と合意した目的に限って使用すること、また、応募者の同意に基づいて情報を処理しなければならないとされています。そして、不採用者の情報については、本人との別段の合意がない限り、削除または廃棄しなければなりません。

もし、不採用者の履歴書等を将来の採用選考のために保管したい場合は、応募時または不採用通知時などに、保管目的や期間、利用範囲を明示し、本人と合意を得ることが必要です。

法施行前に得た個人情報
合意の有無を確認し対応

また、法施行前に取得している不採用者情報を継続して保管する場合でも、同法によって規制される個人データ処理として問題となる可能性があります。

この場合の不採用者の個人情報については、保管についての合意の有無を確認し、合意がないものは、保管継続の必要性を見直した上で削除・廃棄を検討することが重要です。